Entenda como a gestão de documentos pode evitar que sua empresa enfrente maus bocados
Os excelentes resultados na trajetória de uma empresa dependem de certos fatores, e a gestão de documentos é um deles
A gestão de documentos pode ajudar a empresa a alcançar um desempenho ideal ou aumentar sua ineficiência burocrática, insatisfação dos funcionários e dificuldades legais, dependendo de como ela é implementada.
Por esse motivo, discutiremos o que é gestão documental e como ela pode beneficiar sua empresa.
Entenda também sobre a importância da gestão financeira em sua empresa, veja o artigo abaixo:
Por que a gestão de documentos pode evitar maus bocados em uma empresa?
Para entender melhor sobre como a gestão de documentos é importante para evitar problemas na sua empresa, é necessário compreender o que, de fato, é a gestão de documentos e qual é o seu papel em uma organização. Vamos lá?
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos é o procedimento para produzir, armazenar e utilizar corretamente os arquivos e registros. Em outras palavras, refere-se à otimização da busca de dados a fim de torná-la mais simples, organizada e segura.
O gerenciamento de documentos evita a perda de documentos, assegura a rastreabilidade das informações, controla os procedimentos de avaliação e a aprovação de documentos, assim como otimiza os fluxos de trabalho e a distribuição de documentos na vida real.
Qual é o papel da gestão de documentos dentro de uma empresa?
O gerenciamento de documentos garante a confidencialidade e a rastreabilidade. Ele pode ajudar no processo de desenvolvimento das atividades diárias e no controle de documentos desde o momento de sua produção até seu destino final, tornando-o mais fácil e mais eficiente. Dessa forma, é possível gerenciar corretamente as informações e manter a segurança dos clientes e da própria empresa.
Quais são os riscos de não gerenciamento correto de documentos?
Um risco importante neste viés é a segurança de dados, o perigo de expor informações importantes.
Quando documentos importantes não são salvos adequadamente, podem ser roubados, perdidos ou danificados a qualquer momento, ou informações importantes são perdidas ou estão acessíveis a qualquer pessoa.
É impossível avaliar um processo da empresa para encontrar erros ou ineficiências, a menos que ele seja documentado.
Mas, afinal, como a gestão de documentos pode ajudar as empresas a se manterem longe de problemas?
1. Segurança jurídica
A gestão de documentos de uma empresa é de vital importância para garantir sua conformidade legal, bem como sua facilidade e integridade de acesso aos arquivos, a fim de provar sua legalidade, questões tributárias e outros assuntos.
2. Segurança de dados
Com o gerenciamento correto de documentos, sua empresa garante a máxima proteção para todos os documentos, evitando qualquer tipo de interceptação, vazamento ou perda de dados importantes.
3. Fluidez nos processo importantes
Uma organização pode melhorar sua gestão documental organizando documentos de acordo com categorias e critérios que os tornam fáceis de localizar, tais como tema, nível de importância e data de publicação. Esta estratégia reduzirá o tempo de acesso à documentação, bem como garantirá a preservação desses registros e arquivos.
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